Polityka prywatności

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest PW MatysArt Michał Matysiak (dalej: "Administrator"). Administrator prowadzi serwis internetowy forcen.pl oraz świadczy usługi z zakresu pomocy w legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: legal.stay@forcen.pl.

Przy usługach dla przedsiębiorców, w których Administrator przetwarza dane pracowników albo kandydatów do pracy przedsiębiorcy (np. audyt legalności zatrudnienia, sprawdzenie przed zatrudnieniem, monitoring dokumentów), administratorem tych danych jest przedsiębiorca. Administrator działa wtedy jako podmiot przetwarzający: przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie przedsiębiorcy, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). W sprawach tych danych osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z przedsiębiorcą; Administrator pomaga mu w realizacji ich praw.

2. Zakres przetwarzanych danych

W ramach korzystania z serwisu i usług Administratora mogą być przetwarzane następujące dane osobowe:

• Imię i nazwisko - identyfikacja Klienta i realizacja usługi
• Obywatelstwo - niezbędne do prawidłowego przygotowania dokumentacji
• Adres e-mail - kontakt i komunikacja w sprawie usługi
• Numer telefonu - kontakt telefoniczny z Klientem
• Województwo - ustalenie właściwego urzędu wojewódzkiego
• Cel pobytu - przygotowanie odpowiedniego wniosku
• Adres IP - zbierany automatycznie w celach technicznych i bezpieczeństwa
• Źródło zgłoszenia - adres strony, z której wysłano formularz (z parametrami kampanii utm, jeżeli są w adresie), oraz adres strony, z której nastąpiło przejście (referrer); zbierane przy wysłaniu formularza, bez plików cookies, w celu ustalenia, które strony prowadzą do zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Dane przetwarzane w toku realizacji usługi - data urodzenia, adres zamieszkania, dane dokumentu tożsamości, dane dotyczące pracy lub nauki, dane członków rodziny (jeżeli wymaga tego procedura), skany dokumentów wymaganych procedurą pobytową, dane identyfikujące płatność i umowę (NIP lub PESEL jeżeli wymagany, kwoty, numer rachunku).

3. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są na następujących podstawach prawnych:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (realizacja usługi pomocy w legalizacji pobytu).
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (np. wyrażenie zgody na kontakt poprzez formularz).
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie roszczeń).
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności wynikającego z przepisów podatkowych i o rachunkowości (wystawianie faktur, archiwizacja dokumentacji) oraz przekazywania danych organom administracji publicznej w granicach udzielonego pełnomocnictwa.

4. Szczególne kategorie danych

Jeżeli procedura legalizacyjna wymaga przedłożenia dokumentów zawierających dane o stanie zdrowia (np. dowód ubezpieczenia zdrowotnego, zaświadczenia lekarskie) lub informacji o wyrokach skazujących i czynach zabronionych (art. 10 RODO), Administrator przetwarza te dane wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), wyrażonej poprzez dobrowolne przekazanie tych dokumentów w celu dołączenia ich do wniosku. Podanie tych danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do prawidłowego przygotowania wniosku.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres świadczenia usługi oraz przez 5 lat po jej zakończeniu, co wynika z:

• obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
• okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych,
• ewentualnych postępowań administracyjnych lub sądowych.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do momentu jej wycofania. Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane.

Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego, lecz niewykorzystane z powodu braku zawarcia umowy, podlegają usunięciu nie później niż po 6 miesiącach od daty ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do dochodzenia roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych. Dane rozliczeniowe i księgowe przechowywane są 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, ma prawo do:

• Dostępu do danych - uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
• Sprostowania danych - żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO).
• Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") - żądania usunięcia danych, gdy nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania (art. 17 RODO).
• Ograniczenia przetwarzania - żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (art. 18 RODO).
• Przenoszenia danych - otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO).
• Sprzeciwu (art. 21 RODO) - wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
• Wycofania zgody - w przypadku przetwarzania na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) prawo do jej wycofania w dowolnym momencie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
• Wniesienia skargi - złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail: legal.stay@forcen.pl.

Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w rozumieniu art. 22 RODO.

7. Pliki cookies i localStorage

Serwis forcen.pl wykorzystuje niezbędne pliki cookies oraz mechanizm localStorage do zapamiętania zamknięcia komunikatu o plikach cookies:

• Cookies sesyjne - zapewniają prawidłowe funkcjonowanie serwisu i są automatycznie usuwane po zamknięciu przeglądarki.
• localStorage - przechowuje preferencje użytkownika (np. informację o zaakceptowaniu polityki cookies oraz preferencje interfejsu).

Serwis nie korzysta z plików cookies śledzących, analitycznych ani reklamowych. Szczegółowe informacje o plikach cookies znajdują się w Polityce cookies.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom:

• Dostawca usług hostingowych - HITME Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (hitme.pl), zapewniający infrastrukturę serwerową i obsługę poczty elektronicznej, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Podmioty świadczące usługi księgowe - w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Podmioty współpracujące przy realizacji usługi, w tym świadczące pomoc prawną - w zakresie niezbędnym do realizacji usługi zamówionej przez Klienta.
• Organy administracji publicznej - urzędy wojewódzkie, w przypadku gdy jest to niezbędne do realizacji usługi (za wiedzą i zgodą Klienta).

Administrator nie sprzedaje, nie udostępnia i nie wymienia danych osobowych z podmiotami trzecimi w celach marketingowych.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Wszystkie dane przetwarzane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski/Unii Europejskiej.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w tym:

• szyfrowanie połączeń (protokół HTTPS/SSL),
• zabezpieczenia formularzy (blokada zgłoszeń wysyłanych z obcych stron, limit liczby zgłoszeń, honeypot, walidacja po stronie serwera),
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób,
• regularne aktualizacje oprogramowania serwerowego.

11. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O wszelkich zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji w serwisie. Aktualna wersja polityki obowiązuje od dnia jej publikacji.

Dokument sporządzono w języku polskim. W przypadku udostępnienia tłumaczeń, w razie rozbieżności wersja polska ma charakter wiążący.

Ostatnia aktualizacja: październik 2026

Wróć na stronę główną