Ceci est une traduction à titre informatif. La version polonaise fait foi : Polityka prywatności

Politique de confidentialité

Information sur le traitement des données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (RGPD)

1. Responsable du traitement des données personnelles

Le responsable du traitement de vos données personnelles est PW MatysArt Michal Matysiak (ci-après : l'« Administrateur »). L'Administrateur exploite le site internet forcen.pl et fournit des services d'aide à la légalisation du séjour des étrangers sur le territoire de la République de Pologne.

L'Administrateur n'a pas désigné de Délégué à la protection des données. Pour toute question relative au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter l'Administrateur à l'adresse : legal.stay@forcen.pl.

Pour les services destinés aux entreprises, dans lesquels l'Administrateur traite des données de salariés ou de candidats à l'emploi de l'entreprise (par exemple audit de la légalité de l'emploi, vérification avant embauche, suivi des documents), le responsable du traitement de ces données est l'entreprise. L'Administrateur agit alors en qualité de sous-traitant : il traite les données uniquement sur instruction documentée de l'entreprise, sur la base du contrat de sous-traitance du traitement de données personnelles conclu avec elle (art. 28 du RGPD). Pour les questions relatives à ces données, les personnes concernées peuvent s'adresser à l'entreprise ; l'Administrateur aide celle-ci à donner suite à leurs droits.

2. Étendue des données traitées

Dans le cadre de l'utilisation du site et des services de l'Administrateur, les données personnelles suivantes peuvent être traitées :

• Nom et prénom - identification du Client et exécution du service
• Nationalité - nécessaire à la bonne préparation du dossier
• Adresse e-mail - contact et communication au sujet du service
• Numéro de téléphone - contact téléphonique avec le Client
• Voïvodie - détermination de l'office du voïvodat compétent
• Objet du séjour - préparation de la demande appropriée
• Adresse IP - collectée automatiquement à des fins techniques et de sécurité
• Source de la demande - adresse de la page depuis laquelle le formulaire a été envoyé (avec les paramètres de campagne utm, s'ils figurent dans l'adresse) et adresse de la page d'où provient la visite (referrer) ; collectées lors de l'envoi du formulaire, sans cookies, afin de déterminer quelles pages mènent aux demandes (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD)
• Données traitées au cours de l'exécution du service - date de naissance, adresse de domicile, données du document d'identité, données relatives au travail ou aux études, données des membres de la famille (si la procédure l'exige), scans des documents requis par la procédure de séjour, données identifiant le paiement et le contrat (NIP ou PESEL, le numéro d'identification personnel polonais, si exigé ; montants, numéro de compte).

3. Bases juridiques du traitement

Les données personnelles sont traitées sur les bases juridiques suivantes :

• Art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD - le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (exécution du service d'aide à la légalisation du séjour).
• Art. 6, paragraphe 1, point a) du RGPD - la personne concernée a consenti au traitement de ses données personnelles (p. ex. le consentement au contact par le formulaire).
• Art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD - le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l'Administrateur (garantie de la sécurité du site, exercice de droits en justice).
• Art. 6, paragraphe 1, point c) du RGPD - le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle l'Administrateur est soumis, notamment celle résultant de la réglementation fiscale et comptable (établissement de factures, archivage de la documentation) et de la transmission de données aux organes de l'administration publique dans les limites de la procuration accordée.

4. Catégories particulières de données

Si la procédure de légalisation exige la présentation de documents contenant des données relatives à l'état de santé (p. ex. justificatif d'assurance maladie, certificats médicaux) ou des informations sur des condamnations pénales et des infractions (art. 10 du RGPD), l'Administrateur traite ces données uniquement sur la base du consentement explicite du Client (art. 9, paragraphe 2, point a) du RGPD), exprimé par la remise volontaire de ces documents en vue de les joindre à la demande. La communication de ces données est facultative, mais nécessaire à la bonne préparation de la demande.

5. Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pendant la durée de la prestation du service et pendant 5 ans après son achèvement, en raison :

• des obligations résultant de la réglementation fiscale et comptable,
• du délai de prescription des créances civiles,
• d'éventuelles procédures administratives ou judiciaires.

Les données traitées sur la base du consentement sont conservées jusqu'à son retrait. À l'expiration de la durée de conservation, les données sont définitivement supprimées.

Les données transmises par le formulaire de contact mais non utilisées faute de conclusion d'un contrat sont supprimées au plus tard 6 mois après la date du dernier contact, sauf si leur conservation ultérieure est nécessaire à l'exercice de droits en justice ou au respect d'obligations légales. Les données de facturation et comptables sont conservées 5 ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle l'obligation fiscale est née.

6. Droits des personnes concernées

Toute personne dont les données personnelles sont traitées par l'Administrateur a le droit :

• d'accès aux données - d'obtenir des informations sur les données traitées et d'en recevoir une copie (art. 15 du RGPD).
• de rectification des données - de demander la correction des données inexactes ou le complément des données incomplètes (art. 16 du RGPD).
• d'effacement des données (« droit à l'oubli ») - de demander l'effacement des données lorsqu'il n'existe plus de motif de les traiter (art. 17 du RGPD).
• à la limitation du traitement - de demander la limitation du traitement des données dans certaines situations (art. 18 du RGPD).
• à la portabilité des données - de recevoir les données dans un format structuré et lisible par machine (art. 20 du RGPD).
• d'opposition (art. 21 du RGPD) - de s'opposer à tout moment au traitement des données fondé sur l'intérêt légitime de l'Administrateur.
• de retrait du consentement - en cas de traitement fondé sur le consentement (art. 6, paragraphe 1, point a) du RGPD), de le retirer à tout moment ; le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• d'introduire une réclamation - auprès du Président de l'Office de protection des données personnelles (PUODO), ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Varsovie, uodo.gov.pl.

Pour exercer ces droits, nous vous prions de nous contacter à l'adresse e-mail : legal.stay@forcen.pl.

Les données personnelles ne font pas l'objet d'une prise de décision automatisée, y compris de profilage au sens de l'art. 22 du RGPD.

7. Cookies et localStorage

Le site forcen.pl utilise des cookies strictement nécessaires ainsi que le mécanisme localStorage pour mémoriser la fermeture du message relatif aux cookies :

• Cookies de session - assurent le bon fonctionnement du site et sont automatiquement supprimés à la fermeture du navigateur.
• localStorage - conserve les préférences de l'utilisateur (p. ex. l'information sur l'acceptation de la politique de cookies et les préférences d'interface).

Le site n'utilise pas de cookies de suivi, analytiques ni publicitaires. Des informations détaillées sur les cookies figurent dans la Politique de cookies.

8. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être transmises aux entités suivantes :

• Prestataire de services d'hébergement - HITME Spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia (société à responsabilité limitée) (hitme.pl), qui fournit l'infrastructure de serveurs et le service de messagerie électronique, sur la base d'un contrat de sous-traitance du traitement de données.
• Entités fournissant des services comptables - dans la mesure nécessaire à l'exécution du service, sur la base d'un contrat de sous-traitance du traitement de données conclu.
• Entités coopérant à l'exécution du service, y compris celles fournissant une assistance juridique - dans la mesure nécessaire à l'exécution du service commandé par le Client.
• Organes de l'administration publique - offices des voïvodats, lorsque cela est nécessaire à l'exécution du service (à la connaissance et avec l'accord du Client).

L'Administrateur ne vend pas, ne met pas à disposition et n'échange pas de données personnelles avec des tiers à des fins de marketing.

9. Transfert de données hors de l'EEE

L'Administrateur ne transfère pas de données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Toutes les données sont traitées sur des serveurs situés sur le territoire de la Pologne ou de l'Union européenne.

10. Sécurité des données

L'Administrateur applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, notamment :

• le chiffrement des connexions (protocole HTTPS/SSL),
• des protections des formulaires (blocage des envois provenant de sites tiers, limite du nombre d'envois, honeypot, validation côté serveur),
• la limitation de l'accès aux données aux seules personnes autorisées,
• des mises à jour régulières des logiciels du serveur.

11. Modifications de la politique de confidentialité

L'Administrateur se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité. Les utilisateurs seront informés de toute modification par la publication de la version mise à jour sur le site. La version actuelle de la politique s'applique à compter du jour de sa publication.

Le document a été rédigé en langue polonaise. En cas de mise à disposition de traductions, en cas de divergence, la version polonaise fait foi.

Dernière mise à jour : octobre 2026

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