Umowa na piśmie przed rozpoczęciem pracy
Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Wyjątek dotyczy członków zarządu, osób prowadzących sprawy spółki komandytowej i prokurentów (art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, dalej: ustawa o powierzaniu pracy). Dotyczy to każdej umowy, nie tylko umowy o pracę. Praca bez umowy na piśmie jest nielegalnym powierzeniem pracy (art. 2 pkt 2 lit. f). Więcej o rodzajach umów: umowa o pracę czy zlecenie.
Umowa po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego
Ustawa nie nakazuje sporządzić umowy w języku cudzoziemca. Jeśli jednak umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się polskim, przed podpisaniem musisz przedstawić mu jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Tę wersję przechowujesz przez okres pracy i 2 lata od końca roku, w którym stosunek prawny się skończył (art. 5 ust. 2 i art. 4 ust. 6). Przepis mówi o wersji „zrozumiałej”, nie wskazuje konkretnego języka i nie wymienia tłumacza przysięgłego.
Umowa w języku obcym
Jeśli umowa jest sporządzona w języku obcym, przechowujesz jej tłumaczenie na polski. Tłumaczenie musi wykonać tłumacz przysięgły z listy prowadzonej przez Ministra Sprawiedliwości. Przechowujesz je przez ten sam okres (art. 5 ust. 3).
Wersja polska dla urzędu
Przy zezwoleniu na pracę i oświadczeniu przekazujesz organowi umowę albo jej kopię w języku polskim przez system teleinformatyczny, przed powierzeniem pracy (art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 68 ust. 1 pkt 2). Umowa musi więc istnieć także po polsku. Warunki z zezwolenia albo oświadczenia wpisujesz do umowy (art. 17 ust. 1 pkt 1, art. 68 ust. 1 pkt 1).
Informacja o związkach zawodowych
Osobno informujesz cudzoziemca na piśmie, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych. Ten obowiązek dotyczy pracy na podstawie stosunku pracy i umów cywilnoprawnych, a ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio (art. 5 ust. 4).
Umowa o pracę a Kodeks pracy
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeśli tego nie zrobiono, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie strony umowy, jej rodzaj i warunki (art. 29 § 2 Kodeksu pracy).
Skutki naruszeń
Brak wersji umowy zrozumiałej dla cudzoziemca albo nieprzekazanie umowy organowi to wykroczenie zagrożone grzywną od 1 000 zł do 3 000 zł (art. 84 ust. 6). Praca bez umowy na piśmie to nielegalne powierzenie pracy, za które grozi grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł (art. 84 ust. 1). Zobacz: kary i obowiązki pracodawcy w 2026 r.