Dwa pytania przed pierwszym dniem pracy

Zanim kandydat zacznie u Ciebie pracę, ustal: czy legalnie przebywa w Polsce i czy jego podstawa pobytu uprawnia do pracy - na warunkach, które mu proponujesz. Nielegalne powierzenie pracy to także praca na innych warunkach lub stanowisku niż w zezwoleniu oraz praca bez pisemnej umowy (art. 2 pkt 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, dalej: ustawa o powierzaniu pracy).

Obowiązki pracodawcy

  • Pozyskujesz od cudzoziemca dane osobowe i kopie dokumentów, aby potwierdzić tożsamość i uprawnienie do zatrudnienia (art. 4 ust. 1).
  • Przed rozpoczęciem pracy żądasz ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu (art. 4 ust. 2). W trakcie pracy możesz żądać go ponownie (art. 4 ust. 3).
  • Przechowujesz kopie dokumentów pobytowych przez cały okres pracy oraz przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał (art. 4 ust. 4 i 6).
  • Zabezpieczasz dane osobowe przed utratą i niedozwolonym przetwarzaniem (art. 4 ust. 7).

Obowiązki z art. 4 ust. 2-4 nie dotyczą m.in. członków rodzin obywateli UE, EFTA i obywateli polskich (art. 4 ust. 5 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1-5).

Co sprawdzić w dokumentach

  • Dokument podróży. Imię, nazwisko, obywatelstwo, numer i ważność paszportu (art. 9 ust. 1 pkt 3).
  • Wiza. Sprawdź cel i termin. Wiza turystyczna albo w celu odwiedzin nie jest podstawą pobytu, z którą można pracować na zezwoleniu na pracę (art. 3 ust. 3 pkt 1).
  • Karta pobytu. Sprawdź datę ważności, rodzaj zezwolenia i adnotację „dostęp do rynku pracy” (art. 244 ust. 1 pkt 11 ustawy o cudzoziemcach). Przy zezwoleniu na pobyt i pracę przeczytaj decyzję: musi wskazywać Twoją firmę, stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy (art. 118 ust. 1). Zobacz: praca na karcie pobytu.
  • Zezwolenie na pracę albo oświadczenie. Są wymagane, jeśli cudzoziemiec nie ma swobodnego dostępu do rynku pracy ani zwolnienia (art. 2 pkt 2 lit. c). Porównaj warunki z umową (art. 17 ust. 1 pkt 1).
  • Zaświadczenie o złożeniu wniosku o pobyt. Od 27 kwietnia 2026 r. wojewoda wydaje je w systemie MOS. Zawiera kod QR i potwierdza legalny pobyt do ostatecznej decyzji (art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 3). Prawo do pracy w tym czasie zależy od wcześniejszej podstawy - zobacz praca w trakcie oczekiwania.

Kiedy nie poniesiesz kary za brak dokumentu pobytowego

Nie podlegasz karze za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez ważnej wizy lub dokumentu pobytowego, jeśli łącznie wypełniłeś obowiązki z art. 4 ust. 2 i 4 (chyba że wiedziałeś o sfałszowaniu dokumentu) i zgłosiłeś go do ubezpieczeń społecznych (art. 85). Ta ochrona nie obejmuje braku zezwolenia na pracę ani pracy na innych warunkach.

Po zatrudnieniu

Pilnuj terminów ważności dokumentów: wygasające dokumenty. Za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł (art. 84 ust. 1), a w kontroli sprawdza się te same dokumenty: kontrola PIP i Straży Granicznej, kary.