Deux questions avant le premier jour de travail

Avant que le candidat commence chez vous, établissez : séjourne-t-il légalement en Pologne et sa base de séjour l'autorise-t-elle à travailler - aux conditions que vous lui proposez. Confier illégalement un travail, c'est aussi le faire travailler à d'autres conditions ou à un autre poste que dans le permis, et sans contrat écrit (art. 2, point 2, de la loi sur les conditions d'admissibilité de l'emploi des étrangers, ci-après : loi sur l'emploi des étrangers).

Obligations de l'employeur

  • Vous obtenez de l'étranger ses données personnelles et des copies de documents afin de confirmer son identité et son droit d'être employé (art. 4, alinéa 1).
  • Avant le début du travail, vous exigez un document valable autorisant le séjour (art. 4, alinéa 2). Pendant le travail, vous pouvez l'exiger de nouveau (art. 4, alinéa 3).
  • Vous conservez les copies des documents de séjour pendant toute la durée du travail et pendant 2 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le rapport juridique a pris fin (art. 4, alinéas 4 et 6).
  • Vous protégez les données personnelles contre la perte et le traitement non autorisé (art. 4, alinéa 7).

Les obligations de l'art. 4, alinéas 2 à 4, ne concernent notamment pas les membres de la famille de citoyens de l'UE, de l'AELE et de citoyens polonais (art. 4, alinéa 5, en lien avec l'art. 3, alinéa 1, points 1 à 5).

Que vérifier dans les documents

  • Document de voyage. Prénom, nom, nationalité, numéro et validité du passeport (art. 9, alinéa 1, point 3).
  • Visa. Vérifiez l'objet et la durée. Un visa touristique ou de visite n'est pas une base de séjour avec laquelle on peut travailler sur un permis de travail (art. 3, alinéa 3, point 1).
  • Carte de séjour. Vérifiez la date de validité, le type de titre et la mention « accès au marché du travail » (art. 244, alinéa 1, point 11, de la loi sur les étrangers). Pour le titre de séjour et travail, lisez la décision : elle doit indiquer votre entreprise, le poste, la rémunération, le temps de travail et le type de contrat (art. 118, alinéa 1). Voir : travail avec une carte de séjour.
  • Permis de travail ou déclaration. Ils sont exigés si l'étranger n'a ni libre accès au marché du travail ni dispense (art. 2, point 2, lettre c). Comparez les conditions avec le contrat (art. 17, alinéa 1, point 1).
  • Attestation de dépôt d'une demande de séjour. Depuis le 27 avril 2026, le voïvode la délivre dans le système MOS. Elle contient un code QR et confirme le séjour légal jusqu'à la décision définitive (art. 108, alinéa 1, points 1 et 2, et alinéa 3). Le droit de travailler pendant cette période dépend de la base antérieure - voir travail pendant l'attente.

Quand vous n'encourez pas d'amende pour absence de document de séjour

Vous n'êtes pas passible d'une amende pour avoir confié un travail à un étranger sans visa ni document de séjour valable si vous avez rempli cumulativement les obligations de l'art. 4, alinéas 2 et 4 (sauf si vous saviez que le document était falsifié) et si vous l'avez déclaré aux assurances sociales (art. 85). Cette protection ne couvre ni l'absence de permis de travail ni le travail à d'autres conditions.

Après l'embauche

Surveillez les dates de validité des documents : documents arrivant à échéance. Pour un travail confié illégalement, vous risquez une amende de 3 000 à 50 000 PLN (art. 84, alinéa 1), et lors d'un contrôle, les mêmes documents sont vérifiés : contrôle de la PIP et de la Garde-frontières, amendes.